Event Management Software, qu’est ce que c’est?

Vous avez entendu parler des event management software et vous ne savez pas ce que c’est?

Nous allons y répondre dans cet article.

Qu’est-ce qu’un event management software ?

Un event management software est littéralement traduit de l’anglais un logiciel de gestion d’événement.

Il s’agit donc d’un outil informatique permettant de gérer des événements.

 

Que fait un event management software?

Chaque entreprise du marché a sa propre définition.

Ce qui regroupe tous les acteurs, c’est que l’informatique et les bases de données sont censés simplifier, automatiser ou éviter les saisies en double, un peut comme les ERP (entreprise ressource planning ou progiciel de gestion).

On pourrait dire que ces logiciels sont donc des ERP spécialisé à un métier, l’évènementiel.

Néanmoins, on peut étudier les fonctionnalités du coté “organisateurs d’evenement” et celle du coté “lieu et prestataires”

Fonctionnalités de l’EMS (event management software) coté organisateur d’événement :

  • Aide à la rédaction du cahier des charges
  • Aide à la rédaction du programme de l’evenement
  • Recherche de lieu et de prestataires
  • Demande de devis ou réservation en ligne
  • Gestion des invités
  • Gestion de taches ou to do list
  • Gestion d’un site internet dédié à l’évènement
  • Gestion d’un plan de table
  • Reporting sur les dépenses
  • Parametrage workflow de validation
  • Mesure de la satisfaction des invités
  • Organisation d’evenement collaborative
  • Gestion des différentes catégories d’invités
  • Gestion de la billetterie événementielle
  • Gestion sur site de l’accueil
  • Gestion d’une application participative lors de Evénement
  • Gestion d’une base documentaire
  • Gestion des vos contraintes RSE (calcul de l’impact carbone…)

Fonctionnalités de l’EMS (event management software) coté lieu :

  • Gestion des ces lieux
  • gestion d’un catalogue de produit et de tarif
  • gestion des ces conditions de ventes
  • Cahier des charges du client en ligne
  • Reponse en ligne aux demande de devis
  • Création de site web pour son lieu ou d’un formulaire à intégrer pour recevoir des demandes
  • Gestion d’éventuelle publicitées

Il existe aussi sur certaines EMS des fonctionnalités agence

Quels coûts pour un event management Software?

Ils sont très variables

ça peut etre gratuit pour les version freemium et coûter très cher.

Certaines sociétés les vendent pour des millions d’euros par an à certaines très grandes entreprises.

En tant qu’hôteliers, voici les différences entre le secteur MICE et Travel au niveau des outils :

Infographie acteurs du MICE

 En France, Genius meeting est le plus complet des event management software selon nous.

Il existe aussi d’autres acteurs mondiaux notamment sur la gestion des billets comme eventbrite…

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *